5 приложения на софтуера за управление на разходите за пътуване

В съвременната конкурентна ера много организации все още управляват пътните си разходи по много неорганизиран начин. Традиционният начин губи време и производителност на служителите и увеличава стреса на задълженията и финансовия екип при ръчно управление на процеса. За да спечелят конкурентно предимство, организациите трябва да преминат към платформа за управление на пътните разходи, която интегрира пътници, одобряващи лица, бюра за пътуване, туристически агенти, задължения и финанси на един портал, за да се намалят неразбирателствата и да се рационализира процесът. Ненужните пътувания и разточителни анулирания намаляват, пътуванията се извършват само с оторизирани доставчици и пътуващи в рамките на препоръчаните процедури и системи. Това спестява както време, така и пари. По-долу са споменати няколко предимства на един ефективен софтуер за управление на разходите за пътуване:

Структурирана политика за пътуване

По-рано, когато отчитането на пътните разходи се извършваше ръчно, беше трудно да се проследят всички направени разходи и разходи. Със софтуера за управление на пътните разходи политиките за пътуване ще бъдат много ясни и могат да бъдат подчертани грешни плащания. Общите пътни разходи, включително хотел и храна, трябва да бъдат записани ясно. Това помага за предотвратяване на проблеми в бъдеще.

Видимост на разходите

Екипът по финанси и задължения може да получи ясна видимост на направените разходи. Те ще разполагат с цялата свързана информация в системата с подробности за същата. Те лесно могат да разберат кой отдел харчи колко и могат да поставят бюджетен контрол, където е необходимо.

Ефективни процеси

Въвеждането на разходите ръчно в електронна таблица може да бъде наистина досадно и може да има тенденция да бъде неточно. Става трудно и за кредиторския и финансовия екип, ако имате няколкостотин служители в организация. Тук се появява софтуерът за управление на пътните разходи. Софтуерът позволява на служителите да отчитат разходите си в системата, която автоматично следва работния процес и отива за одобрение. След одобрение той отива в съответния отдел за удостоверяване и обработка на плащането. Целият процес е безпроблемен, автоматизиран и бърз за служителите и вътрешните отдели.

Навременно възстановяване на разходите на служителите

Ако отделите твърде много време, за да възстановите разходите на служителя си, това ще доведе до нарастващо негодувание. Това също може да доведе до колебливост на служителите да отидат в командировки и може би дори да откажат, което в крайна сметка ще се отрази на бизнеса. Софтуерът позволява на служителите да отчитат разходите си в движение и той веднага отива за одобрение и плащане. Целият процес е бърз и автоматизиран, което спестява много време и помага за възстановяване на разходите на служителите за или преди време.

Тенденции на разходите за пътувания на служителите

С електронна таблица е трудно да се каже дали разходите на даден служител са нетипични за нормалния модел. Софтуерът помага да се събират данни и да се анализира тенденцията въз основа на исторически данни. Ръководството може да изготвя множество отчети и да получава анализи, за да им помогне да вземат бизнес решения. За напр. Лесно е да се търсят различни пътувания и да се разбере дали инфлацията води до разходи или дали служителят заобикаля границата на разрешените разходи. Както софтуерът за управление на разходите за пътуване, така и софтуерът Procure to Pay помага да се осигури финансов контрол в организацията, спестявайки много разходи и време.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *